关于创业的一些思考(三)

1. 异步沟通,减少实时

提高员工的工作效率,最关键的是让大家有一个完整且大块的工作时间,最好是每天连续性的。

现在许多人,最爱有事就拉大家一起开会,一是显得重视,二是集思广益,头脑风暴,可问题是短短时间内,不是每个人都对会议内容有充分的认知和理解,每次开会前准备资料不足,内容模棱两可,关键性人物不在等问题非常影响开会的结果产出,且浪费大量时间,一场2小时的4人会议,就是浪费了8个小时的工作时间,对于一家公司来说非常奢侈。

会议的局限性:

1. 沟通是同步的

2.受人数多少影响,1人发表意见时候,其他必须等待,时间浪费

3.意见难以统一,互相阐述观点,又是必须的等待,时间再次浪费

4.最终产出了一个结果,事后发现有更优的结果,又是重新的讨论,再次的时间浪费

我个人非常提倡「异步沟通」,这是我在远程办公中逐渐总结出来最好的工作沟通方式。

1.首先在团队管理工具(以下设定为 Trello)上创建需求卡,一定要描述清楚来源,期望方式等,要让大家明白你是为什么做这件事,如何做这件事,给大家讨论的一个起点。

2.@ 相关人员参与回复(每个人可以同时阐述自己的想法,而不是会议中互相等待,一一作答,大家都是异步的上传自己想法,可能有些人一会就会回复,有些人是明天回复,这都是可以的,因为大家需要一些时间去思考方案,或者他正在专注手头上的工作无法分身)。

3.等待,我相信没有什么需求是十万火急的,给予大家一些思考的时间,不断的在评论里讨论、完善和补充,最终会产出一个完整的结果,这中间有了什么新的方案,可以继续前进推动,而不是重新启动一场新的会议,拉所有人进来参与。

需求可能会在一个星期过后才能产出完整的方案,但是在这一周中,大家有了充足的思考时间,考虑的更加全面,且这周中都是抽空回复的,完全可以专注完成自己的手中工作,而不被会议等其他 IM 工具不断烦扰。

其他工作情况也是类似的,需要什么帮助,可以在 Trello 上创建对应的卡,分配给对应的人,给他标记上你希望完成的时间,对方会在当天抽空看看这张卡,按照自己的日程安排调整下到期时间,可能会提前,这再好不过了。

也可能会推迟,说明他有其他更重要的事情,这样大家在工作都是不受干扰,他完成后会在卡里回复你,你也不会在工作中突然被他用 IM 工具打断你的思路。

如果事情无法推迟,你可以向他的 IM 发送一些原因,让他重新调整下到期时间,当然这是最后的解决方案,千万不用一开始就在 IM 上沟通,这简直是对对方工作的一种骚扰。

我还发现了,异步沟通,拒绝实时,可以更好的实现 work life balance。

使用 IM 工具进行实时沟通,如果在下班的时间还在说或者开会,基本不会因为到时间而结束。

但通过些协作工具,basecamp、trello 这类,大家都是在上面互相留言评论,下班时间到了,就非常自然的停止回复了,感觉真的很完美且惬意。

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